Iniciar un negocio sin tener el mínimo conocimiento sobre contabilidad y finanzas podría traer complicaciones desde el inicio. Todo emprendedor debería conocer los principios básicos contables financieros y entenderlos.
Un error muy común de muchos emprendedores consiste en enfocar su total atención en el plan de negocios y no en el tema financiero.
Si Usted está en sus primeros pasos en el mundo del emprendimiento, le proporcionaremos información relevante que sin dudas le ayudara a gestionar mejor su emprendimiento.
Importancia de las finanzas para los emprendedores
Un estudio realizado por la compañía norteamericana Bloomberg concluyó que ocho de cada 10 nuevos emprendedores fracasan en los primeros 18 meses tras el lanzamiento de sus negocios. Si no quieres formar parte de esta estadística debes prestar atención al asunto financiero.
Las finanzas no deberían ser consideradas un tema exclusivo de los administradores ni de los grandes ejecutivos. De allí la importancia de tener una mínima formación en esta área.
A la larga se traducirá en beneficios, un manejo eficiente del dinero, y, en consecuencia, el negocio crecerá.
¿Qué es la contabilidad financiera?
Es la que se ocupa de la preparación y uso de tres estados financieros generales e importantísimos, Estado de situación financiera, Estado de Resultado Integral y el Estado de flujo de caja.
Lo básico sobre finanzas que todo emprendedor debe saber
Organizar una empresa o un emprendimiento va más allá de tener una idea de negocio, requiere llevar datos, registros y tomar decisiones acertadas.
Por eso, es importante saber qué es un Estado de situación financiera, un estado de resultados integral y un flujo de caja. Repasemos algunos de estos conceptos básicos:
- Estado de situación financiera
Es un informe que recoge de forma detallada las cuentas que conforman los activos, pasivos y el capital de una empresa en un determinado tiempo.
Activos ⇒ Bienes, propiedades y recursos que se tiene
Pasivos ⇒ Deudas, créditos y obligaciones a pagar
Patrimonio ⇒ Diferencia entre activos y pasivos, lo propio del negocio
¿Cuál es su función? Mostrar la situación financiera del negocio y llevar un control tomando en cuenta las ganancias y las pérdidas del año contable.
Un Estado de situación financiera o Balance general se estructura de la siguiente manera:
– Activos: se refiere a todas las cuentas en la que se recoge cada valor monetario del cual dispone la empresa. En otras palabras, son todos los bienes y derechos con los que cuenta un negocio. Asimismo, los activos se clasifican en dos vertientes:
Activos circulantes: representa el dinero en efectivo de todas las partidas que pueden convertirse en efectivo en el plazo de un año.
Activos no circulantes: cada inversión destinada a largo plazo en la empresa. Incluye todo aquello que tenga valor para la organización, tanto los intangibles como los activos sin vencimiento, por ejemplo, un terreno o una propiedad.
– Pasivos: son las deudas u obligaciones contraídas por una empresa. Van desde los más simples, como los préstamos bancarios, hasta las deudas con proveedores o los impuestos. Se clasifican así:
Pasivo circulante: se refiere a las obligaciones. Su duración es de corto plazo (un lapso menor a un año). Los más comunes son los créditos bancarios o comerciales, límites de créditos, entre otros.
Pasivo no circulante: se compone por las deudas a pagar en un plazo superior a un año. Por ejemplo, hipotecas o documentos por pagar, pero a largo plazo.
– Patrimonio : se refiere al patrimonio neto que socios o propietarios han invertido en la empresa. El monto total de los activos siempre debe ser igual a la suma del total de los pasivos, incluyendo el capital.
Estado de situación financiera o Balance general
2. Estado de resultado integral
Se encarga de medir la actividad de una organización en un período determinado (un mes, trimestre o un año). Detalla los gastos, ingresos, ganancias y pérdidas.
También se le conoce como estado de ingresos y gastos o estado de operaciones. La fórmula básica para calcular el estado de ganancias y pérdidas es el siguiente:
INGRESOS – COSTOS Y GASTOS – RESULTADO NETO
3. Flujo de caja
Se refiere a las entradas y salidas netas de dinero de una empresa o proyecto durante un período. Brinda información útil sobre la capacidad de la empresa para cancelar sus deudas. También es una herramienta primordial para medir la liquidez del negocio.
Los flujos de caja son fundamentales para la supervivencia de la compañía. Si una empresa no tiene dinero suficiente para mantenerse, se convierte en insolvente. Permanecer durante mucho tiempo en este estatus puede llevarla a la bancarrota o al cierre.
Un flujo de caja neto positivo indica que los ingresos han sido mayores que los gastos. Mientras que un flujo de caja negativo se refiere a que los gastos han sido mayores que los ingresos.
Toda esta información permite gestionar un emprendimiento o un negocio y ayuda incluso, a llevar un mejor control de las finanzas personales.
Errores financieros más comunes de los emprendedores
Los errores más frecuentes de los emprendedores podrían ser;
– Planificar de forma incorrecta el presupuesto sin considerar las necesidades que puedan ocurrir en el camino.
– No reinvertir en el negocio. No es buena idea y en muchas ocasiones puede llevar al fracaso. Por eso, debes planificar anticipadamente cuáles serán las necesidades de inversión.
– No diferenciar entre finanzas del negocio y las personales.
– No pagar sueldo al emprendedor. Muchos emprendedores toman dinero para cubrir sus necesidades y no comprenden que este error los puede llevar a perder el control de sus finanzas e influye de manera negativa en el flujo de caja.
– No contar con distintos métodos de pagos. Si lo que buscas es ganar y fidelizar a un cliente, brinda la facilidad de pagar a través de varias opciones.
Además de lo anterior, otro error muy común es dejar todo en manos de un contador y no hacer seguimiento a las finanzas. Trabaje de la mano con su Contador en el aspecto financiero.
Cómo administrar de manera eficiente las finanzas
Administrar de forma eficiente las finanzas de tu emprendimiento es clave para lograr el éxito y mantenerse en el mercado. Te brindamos algunos consejos útiles:
- Estar al día con el flujo de caja, es decir, manejar la información relacionada con los ingresos y egresos.
- La planificación es imperativa. Si quieres saber en qué vas a destinar el uso del dinero, planifica de forma cuidadosa cada detalle.
- Reduce al mínimo los gastos innecesarios.
- Paga al día los impuestos, de lo contrario las deudas se acumularán.
- Analiza junto al contador el balance general. De esta manera, estarás al tanto de qué estrategias deben modificarse para seguir creciendo.
Si eres emprendedor y tus conocimientos en finanzas son mínimos, no dudes en capacitarte. No necesitas estudiar economía o un máster en finanzas para aprender los principios básicos. Hay cursos o programas que te brindarán herramientas y competencias para no caminar a ciegas y evitar errores que te lleven a cerrar tu negocio.
CONSECUENCIA DE LA FALTA DE CONTABILIDAD EN LOS NEGOCIOS
¿Conoces algún propietario de una empresa o más exactamente de una ferretería al que le guste llevar la contabilidad?, ¿sabes de alguien que disfrute estar entre facturas, cuentas, nóminas o declaraciones de impuestos? Posiblemente la respuesta a estas preguntas sea: no. Pese a esto, se puede asegurar que una mala contabilidad llega a ser causa de muchas de las crisis o grandes problemas de las empresas, especialmente las pequeñas y medianas (Pymes).
Inicialmente debes recordar que su importancia radica en que ayuda a controlar los ingresos y gastos de tu compañía, mediante ella estarás al día con tus obligaciones fiscales e igualmente, garantizará tu crecimiento sobre las bases de la seguridad financiera.
La contabilidad de tu negocio puede ser dañada debido a malas prácticas como no estar calificado para llevar la misma y no contratar a un experto, no llevar un estricto control de tus ingresos y gastos, especialmente cuando estos son salidas en efectivo. No ser ordenado y mucho menos constante con este ejercicio, no estar al día con el pago de impuestos y también, no utilizar sistemas automatizados; no conservar documentos financieros o la realización de cálculos aproximados o erróneos.
Estas son algunas de las consecuencias que generan errores como los mencionados anteriormente:
– Sin llevar las cuentas debidamente ordenadas, es sumamente complejo analizar el estado financiero de tu empresa. Estarás casi a ciegas respecto al ‘estado de salud’ de la misma y al no saber con exactitud cuáles son sus dificultades o debilidades, podrías estar cerca de una bancarrota.
– Estarás expuesto a hacerte acreedor de alguna multa o sanción, por más que creas que esto nunca te sucederá. Una vez las autoridades fiscales lo hagan, es probable que las investigaciones sobre tu negocio sean cada vez más frecuentes y de manera aleatoria.
– No podrás acceder a algunos beneficios fiscales tales como ahorros, deducciones, saldos a favor. Y también la posibilidad de presentar declaraciones fiscales erróneas con riesgo de sanción serán mayores.
– Perderás el control de tus cuentas debido a la acumulación de errores, retrasos o falta de cuidado en tu contabilidad y en el momento en el que quieras rectificar, seguramente habrá sido tarde.
– Si tienes empleados, ellos también sufrirán los efectos de esta mala práctica. El cobro de sus nóminas o las cotizaciones a su seguridad social podrían verse afectadas. El control de las nóminas es un apartado fundamental.
– Desperdiciarás tiempo y dinero tratando de corregir errores, ya sea una sanción, la negación del acceso a un crédito, entre otros. Y finalmente, te verás en la obligación de contratar a un profesional, algo que desde el principio era lo más idóneo. Así que, si quieres evitar toda esta clase de inconvenientes es necesario que le des el valor y la importancia debida a la contabilidad para así garantizar que tu proyecto sigue el camino indicado hacia el crecimiento y desarrollo.
